Was ist ein Hinweisgebersystem? Kurz erklärt!

Was ist eigentlich ein Hinweisgebersystem? Und welche Funktionalität bietet solch ein System?

Diese Fragen beschäftigen aktuell viele Unternehmen, da in letzter Zeit häufiger von der sogenannten EU-Hinweisgeber Richtlinie und der Pflicht zum Einsatz eines Hinweisgebersystems in Unternehmen zu lesen ist.

Daher werden wir in diesem Beitrag kurz und knackig erklären, was ein Hinweisgebersystem ist und welche Funktionen ein solches System üblicherweise bietet.

Was ist ein Hinweisgebersystem?

Kurz gesagt ist ein Hinweisgebersystem ein System, mittels dem Hinweisgeber Informationen zu Missständen oder unethischem Verhalten an Verantwortliche in Ihrem Unternehmen sicher übermitteln können und dabei selbst vor persönlichen negativen Konsequenzen geschützt werden.

Bei den Hinweisgebern handelt es sich üblicherweise um Mitarbeiter des Unternehmens und Geschäftspartner wie Kunden oder Lieferanten, die aufgrund ihrer Tätigkeit Kenntnis von Missständen erhalten haben.

Bei den Verantwortlichen kann es sich je nach Unternehmensgroße beispielsweise um Geschäftsführer, Abteilungsleiter, Datenschutzbeauftragter, Betriebsräte, Vertrauenspersonen oder Syndikus Anwälte handeln. Auch externe Dritte wie beispielsweise eine Anwaltskanzlei können als Verantwortliche in Frage kommen.

Als Missstände werden jegliche Art von Verhalten oder Zustände bezeichnet, die dem Unternehmen schaden. Einige Beispiele sind Betrug, Bestechung, Belästigung oder auch Datenschutzmängel.

Was ist das Ziel eines Hinweisgebersystems?

Ziel eines Hinweisgebersystems ist die Schaffung einer sicheren Möglichkeit für Hinweisgeber, sensible Informationen zu Missständen oder unethischem Verhalten an Unternehmensverantwortliche zu übermitteln und dabei die Hinweisgeber vor negativen persönlichen Konsequenzen zu schützen. Das Unternehmen erhält so die Möglichkeit, Missstände aus der Welt zu schaffen, in Zukunft zu vermeiden und so Schäden vom Unternehmen abzuwenden.

Es geht also einerseits darum, ein vertrauensvolles System zu haben das potenzielle Hinweisgeber ermuntert, Missstände zu melden, ohne dabei Sanktionen oder Repressalien fürchten zu müssen. Andererseits geht es um den Schutz des Unternehmens, um auf Missstände intern im Unternehmen zu reagieren und so Schäden für das Unternehmen und dabei auch für Mitarbeiter und Geschäftspartner abzuwenden.

Welche Funktionalität bietet ein Hinweisgebersystem?

Zu den Grundfunktionalitäten eines Hinweisgebersystems gehört die Möglichkeit, einen anonymen Meldekanal für Hinweisgeber bereitzustellen. Über diesen Meldekanal können Hinweisgeber Hinweise übermitteln. Ne nach System lassen sich dem Hinweis Dateianhänge wie Fotos oder Dokumente als Beweismaterial anhängen.

Für eine strukturierte und effiziente Bearbeitung der gemeldeten Hinweise dient auf Verantwortlichen Seite das Fallmanagement (Case-Management). Hier landen alle gemeldeten Hinweise und können von Unternehmensverantwortlichen bearbeitet werden.

Gute Hinweisgebersysteme bieten zudem weitere Sicherheits- und Komfortfunktionen wie beispielsweise die Möglichkeit, anonym über einen geschützten zwei-Wege-Kanal mit dem Hinweisgeber zu kommunizieren, um Nachfragen zu den gemeldeten Missständen anonym klären zu können. Mit diesen Funktionen lassen sich Hinweise noch effizienter bearbeiten und der Schutz des Unternehmens weiter erhöhen.

Zusammenfassung

Zusammengefasst verbindet ein Hinweisgebersystem also Hinweisgeber und Unternehmensverantwortliche, in dem es einen sicheren Kommunikationskanal zwischen beiden Parteien bereitstellt. Es ermutigt Hinweisgeber zur Übermittlung von Hinweisen und schützt so das Unternehmen vor Schäden durch Missstände.

Hinweis: Trotz sorgfältiger Recherche handelt es sich um keine Rechtsberatung, Informationen basieren teilweise auf Gesetzesentwürfen. Änderungen vorbehalten.